В условиях обязательной цифровой маркировки, действующей в России, универсальный передаточный документ (УПД) стал ключевым инструментом для продавцов. Он необходим не только для учёта и налоговой отчётности, но и для корректной передачи информации о движении маркированной продукции в систему «Честный Знак».

Если вы поставляете или принимаете товары, подлежащие обязательной маркировке (одежда, обувь, парфюмерия, молочная продукция, вода и пр.), УПД — это неформальная необходимость, а юридический инструмент, от которого зависит легальность вашего товарооборота.

Почему УПД вызывает столько проблем у продавцов
В теории УПД должен упрощать документооборот. На практике — многие продавцы сталкиваются с реальными трудностями, которые тормозят бизнес и несут прямые риски:

Как УПД связан с маркировкой:

1. Передача товара = передача кодов
Только при корректно оформленном и подписанном УПД «Честный Знак» считает, что товар выбыл из оборота у продавца и перешёл к новому участнику.

2. Без УПД товар «зависает»
Если УПД не оформлен или оформлен с ошибками, система не видит движение товара — коды остаются за продавцом, и возникает расхождение в отчётности.

3. Юридическая значимость
УПД подписывается квалифицированной электронной подписью, что делает его юридически значимым и позволяет официально подтвердить отгрузку.
4. Основа для вывода из оборота
При розничной продаже, экспорте, уничтожении или ином выбытии — корректный УПД обеспечивает соблюдение требований ФЗ-54 и правил маркировки.

Важно: некорректный УПД = риск блокировки товарооборота, штрафов и претензий со стороны контрагентов.

Почему «просто отгрузить товар» больше не работает

Раньше можно было отдать товар, подписать бумажную накладную и забыть. Теперь — если вы не передали коды маркировки юридически правильно, товар считается находящимся у вас. И неважно, что он физически в другом регионе. Это значит:

• Вы не можете продать такой товар повторно — коды уже «виснут»;
• Вы не можете списать остатки, потому что система считает товар активным;
• Вас может оштрафовать Роспотребнадзор или налоговая при проверке — за нарушение правил оборота.

УПД — это не просто бухгалтерский документ. В условиях обязательной маркировки он стал ключевым элементом цепочки законного товарооборота. Продавец, который оформляет УПД с ошибками или игнорирует правила передачи кодов маркировки, рискует потерять не только деньги, но и репутацию.

Работа с УПД требует внимания к деталям, понимания законодательства и настройки надёжной системы ЭДО. Особенно это критично для продавцов, работающих с большим ассортиментом и несколькими контрагентами.